Die E-Rechnung zum 1. Januar 2025
Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) wurden die Vorschriften zur Ausstellung von Rechnungen gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, neu gefasst. Die Einführung der E-Rechnung – der elektronischen Rechnung – ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz im Rechnungswesen. Denn die teilweise verpflichtende Umsetzung ab dem Jahr 2025 wird dazu beitragen, steuerliche Prozesse transparenter zu gestalten und durch automatisierte Abläufe wirtschaftliche Erleichterungen zu ermöglichen.
Unternehmen und Steuerberater stehen dabei nicht nur vor Herausforderungen, sondern auch vor vielfältigen Chancen. Durch optimierte Prozesse lassen sich steuerliche Vorteile realisieren, während gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, wie der GoBD, sichergestellt wird. Betriebswirtschaftlich können Kosten durch automatisierte Workflows gesenkt und die Fehleranfälligkeit manueller Rechnungen reduziert werden.
Wir unterstützen Sie gerne als Steuerberater bei der GoBD-konformen Einführung der E-Rechnung. Dabei integrieren wir diese nahtlos in Ihre bestehenden Buchhaltungsprozesse und beraten Sie individuell bei der Wahl der passenden Softwarelösungen. Bei Fragen oder Herausforderungen stehen wir Ihnen mit unserer Expertise und Erfahrung zur Seite– zögern Sie nicht, uns anzusprechen!
Inhaltsübersicht
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Um Ihnen den Einstieg zum Thema E-Rechnung zu erleichtern, möchten wir Ihnen einen Überblick über das Thema verschaffen. Dabei gehen wir auf die gesetzlichen Anforderungen und Änderungen anhand ausgewählter Fragen kurz und unverbindlich ein:
Was ist eine E-Rechnung und wie unterscheidet sie sich von einer PDF-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem maschinell auslesbaren und strukturierten elektronischen Format (bspw. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dies ermöglich die automatische und digital Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF- oder Papierrechnung entspricht eine E-Rechnung bestimmten gesetzlichen Anforderungen und Standards, wie z. B. der EU-Richtlinie 2014/55/EU und den GoBD in Deutschland. Gängige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen eine effiziente, fehlerfreie und automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungssystemen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein, eine PDF-Rechnung ist grundsätzlich keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Zwar kann bei der PDF-Rechnung eine elektronische Übermittlung erfolgen, jedoch erfüllt sie nicht die rechtlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung, wie sie durch gesetzliche Vorgaben, beispielsweise im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU, definiert sind. Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem maschinell auslesbaren und strukturierten elektronischen Format (bspw. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Solche Rechnungen enthalten standardisierte Datenfelder, die automatisierte Buchhaltungsprozesse ermöglichen.
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer sonstigen Rechnung?
Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dass eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Solche Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und erlauben eine automatisierte Extraktion und Verarbeitung der enthaltenen Rechnungsdaten. Typische Formate hierfür sind beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Wichtig ist, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden – entweder durch qualifizierte elektronische Signaturen, EDI-Verfahren oder innerbetriebliche Kontrollsysteme.
Im Gegensatz dazu gelten Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht die gesetzlichen Anforderungen einer E-Rechnung erfüllen, als sonstige Rechnungen. Hierunter fallen beispielsweise Rechnungen in Papierform, PDF-Dokumente ohne strukturierte Datensätze, Bilddateien usw.
Welche Vorteile und Chancen bringt die E-Rechnung?
Die E-Rechnung bietet betriebswirtschaftliche Vorteile, fördert nachhaltige Prozesse und hilft bei der Erfüllung handels- sowie steuerrechtlicher Pflichten. Hier sehen Sie einen kurzen Überblick über mögliche Vorteile:- Die E-Rechnung gewährleistet die Einhaltung der GoBD durch standardisierte, unveränderbare Daten
– Sie reduziert Kosten durch automatisierte Workflows und minimiert Fehlerquellen.
– Der Verzicht auf Papier, Druck und manuelle Verarbeitung schont die Umwelt.
– Die schnellere Verarbeitung ermöglicht eine bessere Nutzung von Skonto-Fristen und stärkt die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.
Im Ergebnis profitieren Unternehmen sowohl wirtschaftlich als auch ökologisch.
Ab wann ist die E-Rechnung verpflichtend und für wen gilt diese Pflicht?
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und grundsätzlich verarbeiten zu können. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt grundsätzlich für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) aber auch Umsätze zwischen Unternehmen und der öffentlichen Hand (B2G). Voraussetzung ist jedoch, dass sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in bestimmten, in § 1 Absatz 3 UStG genannten Gebieten ansässig sind.
Es gibt jedoch auch Ausnahmen, in denen keine Pflicht zur E-Rechnung besteht. Ausgenommen sind beispielsweise folgende Rechnungen:
– Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind
– Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und
– Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Wer ist von der Verpflichtung der E-Rechnung ausgenommen?
Unter anderem sind die folgenden Unternehmen/Vereine von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen:
– Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
– Unternehmer die umsatzsteuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UstG (z.B. Ärzte) oder
– Der nichtunternehmerische Bereich des Vereins
Welche technischen Anforderungen sind nötig, um eine E-Rechnung auszustellen?
Unternehmen benötigen ein System, das E-Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen strukturierten Format erstellen und verarbeiten kann. Diese technischen Anforderungen sind mittlerweile bei den meisten gängigen Softwareanbietern wie DATEV, Lexoffice und anderen Rechnungsprogrammen standardmäßig integriert. Das bedeutet, dass viele Unternehmen ihre bestehenden Lösungen einfach erweitern oder anpassen können, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Für Unternehmen, die bereits mit spezialisierten Rechnungs- oder ERP-Systemen arbeiten, ist es wichtig sicherzustellen, dass der jeweilige Softwareanbieter nahtlos die Erstellung, den Versand, den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen gewährleistet. Das Hauptziel ist es, den Austausch der Rechnungsdaten effizient, sicher und gesetzeskonform umzusetzen und dabei alle Anforderungen an maschinelle Lesbarkeit, Echtheit und Unversehrtheit zu erfüllen.
Steuerberater und andere Dienstleister unterstützen Sie dabei, die passende Software auszuwählen und sicherzustellen, dass alle individuellen Anforderungen erfüllt werden.
Wie können E-Rechnungen empfangen werden?
Der Empfang von E-Rechnungen ist flexibel und nicht einheitlich geregelt. Sie können beispielsweise per E-Mail zugestellt, in speziellen Portalen bereitgestellt oder über Plattformen wie PEPPOL ausgetauscht werden. Übertragungswege müssen die Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und maschinelle Lesbarkeit der Rechnungen erfüllen.
Unternehmen, die viele Rechnungen verarbeiten, sollten sicherstellen, dass ihre Systeme mit den Anforderungen ihrer Geschäftspartner und den gesetzlichen Vorgaben kompatibel sind. Zudem ist es wichtig, die erhaltenen Rechnungen ordnungsgemäß zu archivieren und für das Finanzamt maschinell auswertbar zu machen. Hierbei kann etwa die Software DATEV Unternehmen online hilfreich sein.
Wie erfolgt die Aufbewahrung der E-Rechnungen?
E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass ihre strukturierte Form unverändert bleibt. Dies ist notwendig, um die Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen. Elektronische Archive oder spezialisierte Buchhaltungssoftware bieten Lösungen für die gesetzlich vorgeschriebene Speicherung.
Was passiert bei Barverkäufen?
Ab 2025 gilt für Barverkäufe ab 250 Euro (Brutto) die Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung. Das bedeutet, dass Unternehmen für Transaktionen, die bar abgewickelt werden und einen Rechnungsbetrag von über 250 Euro haben, gesetzeskonform eine E-Rechnung ausstellen müssen. Hierbei gelten die allgemeinen Anforderungen an die E-Rechnungsformate und die maschinelle Lesbarkeit der Daten.
Für gängige Leistungen wie ein Geschäftsessen im Restaurant oder einen Materialeinkauf im Baumarkt sind also ebenfalls E-Rechnungen erforderlich, sofern der Rechnungsbetrag die 250-Euro-Schwelle überschreitet
Welche Übergangsregelungen gelten für die E-Rechnung?
Ab 2025: Ab dem 1. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Unternehmen sind grundsätzlich dazu verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen und zu versenden. Um den Umstellungsaufwand zu erleichtern, erlaubt der Gesetzgeber bis Ende 2026 eine gewisse Flexibilität. In dieser Übergangsphase können Papierrechnungen und andere digitale Formate, die nicht dem neuen gesetzlich vorgeschriebenen Standard entsprechen, weiterhin genutzt werden.
Ab 2027: Ab dem Jahr 2027 gelten strengere Anforderungen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen dann verpflichtend B2B-E-Rechnungen versenden. Für kleinere Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 800.000 Euro bleibt hingegen der Versand sonstiger Rechnungsformate wie Papierrechnungen oder andere elektronische Formate weiterhin erlaubt.
Ab 2028: Ab dem Jahr 2028 sind alle Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, B2B-E-Rechnungen auszustellen und zu versenden. Diese Anforderung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und stellt sicher, dass der Austausch der Rechnungsdaten einheitlich, digital und gemäß den gesetzlichen Vorgaben abläuft.
Unabhängig von den Übergangsfristen müssen Unternehmen ab 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, auszuwerten und korrekt zu verarbeiten. Diese schrittweise Einführung ermöglicht eine gesetzeskonforme, effiziente und digitale Zusammenarbeit, während der Umstellungsaufwand schrittweise reduziert wird.
Fazit
Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter eine höhere Effizienz, mehr Transparenz und eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten. Sie reduziert manuelle Fehler, senkt den Verwaltungsaufwand und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher. Durch maschinell auslesbare Formate wie XRechnung und ZUGFeRD wird ein reibungsloser und sicherer elektronischer Rechnungsaustausch ermöglicht. Dennoch birgt die E-Rechnung natürlich auch Herausforderungen betreffend der Umsetzung.
Damit Ihr Unternehmen optimal auf die Umstellung vorbereitet ist, unterstützen wir Sie gerne bei der Einführung und Integration der E-Rechnung in Ihre bestehenden Prozesse. Von der Auswahl der passenden Software bis zur GoBD-konformen Umsetzung stehen wir Ihnen mit unserer Expertise beratend zur Seite. Sprechen Sie uns an!